Traieu-li el màxim partit al vostre esdeveniment!
Per a tenir èxit en una fira, no hi ha prou amb reservar un espai i instal•lar un estand. La comunicació ocupa un lloc primordial. El temps que invertiu en la preparació i organització tindrà la seva recompensa. A continuació, trobareu els punts sobre els quals heu de reflexionar abans, durant i després de la fira.
- Per què vull participar a la fira?
- Com puc respondre a les principals aspiracions dels visitants?
- Què he de tenir en compte quan elabori el meu pla estratègic?
- Quin ha de ser el meu pressupost per a la fira?
- Quines mesures de comunicació he d'adoptar?
- Trucs per a tenir-ho tot a punt
1. Per què vull participar a la fira?
Per a…
- Mostrar els meus nous productes.
- Captar nous clients.
- Promocionar el meu valor afegit.
- Tractar amb els meus clients en un entorn diferent.
- Diferenciar-me dels meus competidors.
- Conèixer més a fons el meu mercat.
- Mobilitzar els meus actius.
- Deixar constància que sóc un membre actiu dins d'una professió dinàmica.
- Consolidar i millorar la meva imatge de marca i la meva reputació.
- Informar la premsa especialitzada.
2. Com puc respondre a les principals aspiracions dels visitants?
- Mostrant-los nous productes i oferint demostracions.
- Actualitzant els seus coneixements.
- Entaulant contacte i refermant relacions comercials amb els seus proveïdors habituals i uns altres de nous.
- Recopilant informació precisa, per tal de preparar comandes o fer inversions.
- Aportant solucions als problemes.
- Oferint informació general.
3. Què he de tenir en compte quan elabori el meu pla estratègic?
- La fira ha de formar part de la meva política de vendes i de màrqueting.
- La meva participació ha de centrar-se en objectius concrets prèviament seleccionats.
- Convé enviar invitacions a clients i representants institucionals.
- El meu estand ha de respondre als objectius que m'he plantejat: vendes, llançament de productes, imatge, etc.
- El meu personal ha d’estar motivat i actiu.
- He de buscar col·laboracions dins el context de la fira i reforçar la meva presencia mitjançant eines promocionals.
4. Quin ha de ser el meu pressupost per a la fira?
- Compareu els costos d'instal·lació i decoració amb els paquets disponibles.
- Calculeu el rendiment que voleu obtenir de la vostra inversió.
- Calculeu el nombre de clients (nous i existents) amb els que voleu reunir-se, així com el nombre de cites que desitgeu aconseguir.
- Analitzeu els resultats de la fira. Feu una sessió informativa posterior a l'esdeveniment i analitzeu: la informació aportada pels visitants, els mitjans i la competència; els contactes; el seguiment dels visitants que han acudit a l'estand; les despeses reals; les comandes registrades.
5. Quines mesures de comunicació he d'adoptar?
Abans de la fira: informeu de la vostra presència a la fira/feu activitats de comunicació amb les eines proposades.
- Publiqueu literatura promocional i de vendes.
- Envieu invitacions als seus clients, tant als existents, com als potencials.
- Informeu de la vostra presència (utilitzeu per a això les eines promocionals de la fira: i, inclogueu un anunci en la vostra pàgina web i en la de la fira, etc.)
- Planifiqueu la vostra interacció amb la premsa. Envieu a l'oficina de premsa un kit de qualitat per als mitjans.
- Esbrineu quina és la campanya publicitària de l'organitzador (campanya en els mitjans i operacions de premsa).
- Poseu a treballar al vostre equip de relacions públiques: realitzeu conferències de premsa, feu presentacions de productes, tallers, recepcions VIP, etc.
Durant la fira: Dissenyeu i prepareu el vostre estand. Com més dinàmic millor.
- L'organització del vostre espai és clau: reserveu una zona per a rebre als visitants; contracteu hostesses i personal de màrqueting; definiu les tasques i afineu els punts de vista.
- Feu del vostre estand un lloc dinàmic: presenteu aspectes innovadors i nous productes, organitzeu demostracions i concursos, distribuïu regals, etc.
Després de la fira: Manteniu el contacte.
- Manteniu la comunicació amb els nous contactes fets durant la fira: envieu notes d'agraïment o la documentació sol·licitada, confirmeu comandes, etc.
- Feu un seguiment dels invitats absents.
- Poseu-vos en contacte amb les persones que van acudir a la fira, però no van visitar el vostre estand (utilitzeu les llistes d'assistència).
6. Trucs per a tenir-ho tot a punt
- Identifiqueu clarament les responsabilitats: «qui és responsable de què».
- Enumereu les actuacions que han de dur-se a terme.
- Confeccioneu un calendari.
- Establiu terminis per a no haver de córrer a última hora.
- No infravaloreu el volum de treball que heu d'assumir.