Tire o máximo partido da sua participação!
Para ter êxito numa feira, não basta reservar um espaço e montar um stand. A comunicação ocupa um lugar primordial. O tempo que investir na preparação e organização terá a sua recompensa. Seguidamente, encontrará os pontos em que deve reflectir antes, durante e depois da feira.
- Porque desejo participar na feira?
- Como posso responder às principais aspirações dos visitantes?
- O que devo ter em conta ao elaborar o meu plano estratégico?
- Qual deve ser o meu orçamento para a feira?
- Que medidas de comunicação devo adoptar?
- Truques para ter tudo pronto
1. Porque desejo participar na feira?
Para…
- Mostrar os meus novos produtos.
- Captar novos clientes.
- Promover o meu valor acrescentado.
- Contactar com os meus clientes num ambiente diferente.
- Diferenciar-me dos meus concorrentes.
- Conhecer mais a fundo o meu mercado.
- Mobilizar os meus activos.
- Fazer saber que sou um membro activo inserido numa actividade profissional dinâmica.
- Consolidar e melhorar a minha imagem de marca e a minha reputação.
- Informar a imprensa especializada.
2. Como posso responder às principais aspirações dos visitantes?
- Mostrando-lhes novos produtos e oferecendo demonstrações.
- Actualizando os meus conhecimentos.
- Estabelecendo contactos e consolidando relações comerciais com os meus fornecedores habituais e outros novos.
- Reunindo informação exacta, com o propósito de preparar encomendas ou fazer investimentos.
- Proporcionando soluções para os problemas.
- Oferecendo informação geral.
3. O que devo ter em conta ao elaborar o meu plano estratégico?
- A feira deve fazer parte da minha política de vendas e de marketing.
- A minha participação deve concentrar-se em objectivos concretos previamente estabelecidos.
- É conveniente enviar convites a clientes e representantes institucionais.
- O meu stand deve responder aos objectivos que estabeleci: vendas, lançamento de produtos, imagem, etc.
- O meu pessoal deve estar motivado e ser activo.
- Devo procurar colaborações no âmbito da feira e reforçar a minha presença com ferramentas promocionais.
4. Qual deve ser o meu orçamento para a feira?
- Compare os custos de instalação e decoração com os pacotes disponíveis.
- Calcule o rendimento que quer obter com o seu investimento.
- Estime o número de clientes (novos e existentes) com os quais se quer reunir, bem como o número de reuniões que deseja obter.
- Analise os resultados da feira. Realize uma sessão informativa posterior ao evento e analise: a informação facultada pelos visitantes, pelos meios informativos e pela concorrência; os contactos; o acompanhamento dos visitantes que estiveram no stand; as despesas reais; as encomendas registadas.
5. Que medidas de comunicação devo adoptar?
Antes da feira: Informe da sua presença na feira/desenvolvimento de actividades de comunicação com as ferramentas propostas.
- Publique literatura promocional e de vendas.
- Envie convites aos seus clientes, tanto aos existentes como aos potenciais.
- nforme da sua presença (utilize para isso as ferramentas promocionais da feira: e-mailing, inclua um anúncio no seu website e no da feira, etc.)
- Planeie a sua interacção com a imprensa. Envie para o gabinete de imprensa um kit de qualidade para os meios de comunicação.
- Descubra qual é a campanha publicitária do organizador (campanha nos meios de comunicação e operações de imprensa).
- Ponha a trabalhar a sua equipa de relações públicas: realize conferências de imprensa, faça apresentações de produtos, workshops, recepções VIP, etc.
Durante a feira: Desenhe e prepare o seu stand. Quanto mais dinâmico, melhor.
- A organização do seu espaço é essencial: reserve uma zona para receber os visitantes; contrate recepcionistas e pessoal de marketing; defina as tarefas e afine os pontos de vista.
- Faça do seu stand um espaço dinâmico: apresente aspectos inovadores e novos produtos, organize demonstrações e concursos, distribua brindes, etc.
Depois da feira: Mantenha o contacto.
- Mantenha-se em comunicação com os novos contactos feitos durante a feira: envie notas de agradecimento ou a documentação solicitada, confirme encomendas, etc.
- Faça um acompanhamento dos convidados que não compareceram.
- Contacte as pessoas que estiveram na feira, mas que não visitaram o seu stand (utilize para tal as listas de participação).
6. Truques para ter tudo pronto
- Identifique claramente as responsabilidades: «Quem é responsável por quê»
- Enumere as acções que devem ser levadas a cabo.
- Elabore um calendário.
- Estabeleça prazos para evitar correrias de última hora.
- Não subestime o volume de trabalho que deve assumir.